5 astuces pour optimiser son temps quand on est entrepreneur :
Qui n’a jamais eu l’impression que les journées étaient trop courtes, qu’il n’y avait pas assez d’heures pour effectuer tout ce que l’on a à faire ?
Lorsque l’on est entrepreneur, on court souvent après le temps, on jongle entre différentes priorités et urgences du moment. C’est aussi vrai avec notre vie personnelle. Le challenge est donc de trouver un équilibre entre notre vie professionnelle et personnelle pour atteindre nos objectifs sans finir sur les rotules.
La gestion du temps, son optimisation, est un facteur clé de réussite dans l’entrepreneuriat. Effectivement, nous avons plusieurs casquettes à gérer dans notre entreprise : dirigeant, commercial, community manager, comptable… Il faut avancer sur les différents pans de l’entreprise pour avoir une activité rentable et viable dans le temps.
Pour pouvoir accomplir toutes ses missions sereinement, il est important de prioriser, de bloquer des créneaux dans notre agenda pour des tâches spécifiques, récurrentes…
Pour aller plus loin, je vous partage ici 5 actions utiles à mettre en place au quotidien pour être maître de votre temps !
1 Poser des objectifs clairs :
Pour pouvoir structurer nos pensées, savoir où on va et comment on y va, il est important de se poser des objectifs.
a) Connaître sa motivation profonde, son Pourquoi
D’abord connaître son objectif ultime, son leitmotiv, la motivation profonde qui nous anime au quotidien. Quand on se lance dans l’aventure entrepreneuriale, il y a plein d’étapes à franchir, des hauts, des bas, des changements dans notre quotidien. Pouvoir se raccrocher à nos motivations profondes permet de garder le cap et de poursuivre malgré les obstacles. C’est donc une première étape importante de se demander POURQUOI on va dans cette direction.
b) Décliner nos objectifs en actions concrètes
Une fois que l’on a défini notre objectif ultime, il faut le décliner en sous objectifs plus concrets qui vont nous permettre de l’atteindre. Quelles actions je vais pouvoir mettre en place pour progresser pas à pas vers mon objectif. Comment cela se décline concrètement sur un trimestre, un mois, une semaine… Prenons un exemple de la vie quotidienne, j’ai envie de voyager pour découvrir le monde, les autres cultures…. Pour accomplir cet objectif, il faut que je choisisse une destination, puis la période à laquelle partir, que je définisse mon budget, que je me renseigne sur les moyens de transports, le besoin de visa ou non, la température sur place pour préparer mes bagages
c) La méthode SMART
Une méthode assez connue qui peut vous aider dans la définition de vos objectifs est la méthode SMART : Spécifique / Mesurable / Atteignable / Réalisable et Temporel. Si je reprends mon idée du voyage, il faut que je sois précise pour que ça puisse aboutir. L’objectif pourrait donc être : je souhaite partir en roadtrip en Italie pendant 15 jours fin juin en van avec un budget de 2000€. La temporalité me permet de m’organiser pour pouvoir réaliser ce voyage, trouver les villes où je souhaite m’arrêter, réserver des visites etc. Le délai de réalisation n’est ni trop long, ni trop court, ce qui m’incite à passer à l’action.
2 Définir les priorités :
Pour atteindre notre objectif ultime, nous l’avons donc décliné en plusieurs sous objectifs. Il reste maintenant à prioriser les actions pour parvenir à nos fins.
Que ce soit pour un objectif court, moyen ou long terme, on peut prioriser nos tâches quotidiennes, en se demandant ce qui est important, urgent. Un outil connu pour faire ce tri est la matrice d’Eisenhower : Il y a un axe qui évoque l’importance et le second l’urgence.
Bien évidemment la notion d’importance et urgence est subjective, mais ça peut vous permettre d’arbitrer les missions de votre to do list. C’est aussi un moyen de faire le point sur les tâches à accomplir, s’organiser et ainsi alléger sa charge mentale. Et attention aux sollicitations parasites qui vous empêchent d’être pleinement dans vos
actions (notifications, emails, téléphone…). Prévoir un temps aussi pour gérer ces sollicitations et ainsi avancer de manière plus productive sur le reste.
3 Fixer des limites temporelles :
Comme on a pu le voir dans la méthode SMART, il est important de se fixer des limites temporelles dans nos actions. Se donner des deadlines mais aussi un temps à consacrer à chaque mission.
Le but est de ne pas y passer trop de temps, ni de se démotiver.
On en revient au nerf de la guerre, votre temps est compté, encore plus quand vous êtes à votre compte. Il y a plein de missions qui prennent du temps sans que cela soit facturable, d’où l’importance de cadrer vos actions. Une méthode qui peut être intéressante à creuser selon votre manière de travailler : la méthode Pomodoro. Se fixer un créneau de 25 minutes uniquement sur une mission bien spécifique, sans distraction. Et ensuite prendre le temps d’une petite pause, puis passer à une autre mission pendant 25 minutes. Le cerveau ne peut de toute manière pas resté concentré des heures de manière optimale, donc cette alternance permet d’être productif sans être complètement KO à la fin de la journée. Une vraie pause de 20-30 minutes est aussi recommandée après un cycle de 4 sessions de 25 minutes.
4 Planifier son emploi du temps :
Une fois que vous avez une vision d’ensemble de vos objectifs et de leur déclinaison pour les atteindre sur un temps donné, il convient de tout mettre en musique au quotidien.
a) Organiser sa semaine
Pour cela, place au planning de votre semaine !
Effectivement il est important d’avoir un cadre pour éviter de s’éparpiller, constater l’avancée de notre travail et savoir ce qu’il nous reste à faire par la suite.
Il convient donc d’organiser votre semaine, en pensant à vos objectifs professionnels et personnels afin de planifier tous les pans de votre vie.
On placera en priorité les tâches les plus importantes, puis le reste ensuite.
Pour planifier vos plages de travail de manière optimale (quand vous en avez la possibilité), il est important de vous connaître. Chaque personne est unique et fonctionne avec son propre rythme biologique. Il y a des personnes qui sont très productives le matin lorsque d’autres sont efficaces en fin de journée.
Il est donc important de cerner votre profil, les moments où vous êtes le plus concentré afin d’y placer les missions qui demandent plus de réflexion et identifier également vos moments de « relâche », ce sera peut-être le moment le plus pertinent pour traiter vos emails, classer vos dossiers… Un outil ludique qui peut être utile est le test de votre chronotype du Dr Michael.
Une autre astuce est de placer les tâches qui vous plaisent le moins, sur lesquelles on est le moins à l’aise en premier et pendant les phases où on est le plus concentré, pour éviter de procrastiner et se mettre en difficulté pour le reste de la semaine.
b) Mettre des routines en place
Notre cerveau aime les automatismes et la routine, alors n’hésitez pas à aller dans son sens pour fluidifier vos journées et être plus serein. Par exemple, faites des points en fin de journée pour établir les nouvelles priorités du lendemain en fonction des informations que vous avez eu dans la journée. Cela vous permettra de libérer votre charge mentale et traiter l’information directement (même si elle sera effectuée plus tard, vous savez que vous avez pris en compte cette nouvelle action). Vous pouvez aussi mettre en place des créneaux spécifiques dans votre agenda avec des thématiques claires. Cela peut être : lundi matin de 8h à 9h traitement des emails entrants, un créneau chaque mercredi pour le traitement des factures, les relances… Ce n’est que des exemples anecdotiques mais l’idée est de vous faciliter le quotidien au maximum pour garder votre énergie et votre temps pour votre zone de génie et vos clients !
5 Faire une tâche à la fois :
Dernier petit tips de cet article, faire une action à la fois.
Cela parait peut-être simpliste, mais si on se lance sur plusieurs dossiers en même temps, tout en pensant à notre réunion de 15h finalement notre attention n’est pas fixée sur un élément en particulier et nous ne sommes pas productif. On peut oublier des parties importantes du dossier, ne pas se relire pour passer à autre chose… Être sur plusieurs missions à la fois est parfois plus source d’erreurs que de gain de temps.
Qui n’a pas retrouvé un jour ses clés de voiture ou de maison à un endroit improbable car vous pensiez ou faisiez autre chose en rentrant chez vous et donc que vous n’avez pas prêter attention à l’endroit où vous les posiez.
Être dans l’instant présent et pleinement à ce que l’on fait nous permet de mobiliser toutes nos capacités pour effectuer ce que l’on souhaite et ainsi être efficace !
Donc go pour la simplification, une mission après l’autre, vous en serez que plus efficace ! J’espère que ces différentes astuces vous aideront au quotidien. Bien évidemment il en existe d’autres, et toutes ne correspondent pas forcément à votre personnalité et votre manière de fonctionner. L’important est que vous trouviez ce qui vous correspond afin d’être plus serein au quotidien et que vous puissiez profitez de votre temps au mieux, que ce soit dans votre sphère personnelle ou professionnelle.
Si malgré une meilleure gestion de votre temps, certaines étapes dans la création d’entreprise vous paraissent insurmontables, que vous ne savez pas par quelle action
commencer, n’hésitez pas à prendre contact avec moi pour que l’on échange sur le sujet. Mon objectif avec Ain temps pour vous est de vous accompagner dans votre stratégie marketing afin que vous trouviez votre voie et que vous puissiez vous démarquer de la concurrence. Ensemble nous construirons des fondations solides qui vous permettront d’atteindre vos ambitions.
Enfin, pour clôturer cet article en douceur, je vous partage des citations qui me parlent par rapport à la notion de temps :
“Si tu n’as pas le temps de tout faire, alors fais uniquement ce qui compte vraiment !” Auteur inconnu.
« Trouver du temps, c’est donner la priorité à ce qui te rend vivant » Eric Hebting
« Si tu passes trop de temps à penser à quelque chose, tu ne le feras jamais, à moins de faire une action chaque jour afin d’atteindre ton objectif » Bruce Lee
Charlotte Rondeau – consultante en marketing et création d’entreprise. J’accompagne les porteurs de projets et les entrepreneurs à développer leur activité en révélant leur potentiel grâce à une stratégie marketing authentique et différenciante.